Policy för hantering av personuppgifter

Registeransvarig
Organisationskoordinator Kristian Meurman fungerar som registeransvarig för Sydkustens register och nås per epost på kristian.meurman@sydkusten.fi eller telefon (09) 618 212 33. Hos registeransvariga kan du kontrollera vilka uppgifter som lagras i registret, be om registerutdrag eller att få dina egna uppgifter raderade ur registret.

GDPR-ansvarsperson
Som kontaktperson för hantering av data fungerar utbildningsplanerare Matias Österberg. Han kan svara på dina frågor om hur du kan vara säker att dina uppgifter skyddas på rätt sätt och övrigt om regler för behandling av personuppgifter (GDPR). Du kan nå Matias per e-post: matias.osterberg@sydkusten.fi

Rättslig grund och registrets användningsändamål
I hanteringen av personuppgifter följer vi EU:s dataskyddsförordning GDPR.

Syftet med hantering av personuppgifter är att organisera möten och kurser, genomföra undersökningar och föra statistik samt annan verksamhet som hör till Sydkustens uppdrag.

I registret lagras information om personer som anmält sig till och deltagit i kurser och seminarier, medverkat i arbetsgrupper, kartläggningar eller annan verksamhet samt personer med förtroendeuppdrag inom Sydkusten.

Sydkusten upprätthåller registret www.svenskskola.fi med en egen registerpolicy.

Sydkusten upprätthåller Sydkustens ordkonstskola som har ett eget elevregister med en egen registerpolicy.

Personuppgifter samlas in via e-post, via webbtjänsten www.webropolsurveys.com och med andra insamlingssätt. Uppgifter lagras på Webropol och i Sydkustens molnserver och raderas när de inte längre behövs i enlighet med GDPR och övrig lagstiftning.

Sydkustens registeransvariga och övriga inom personalen behandlar informationen i registret endast vid behov.

Principer för registerskyddet
Den registeransvariga svarar för att informationen som har sparats i registret skyddas. Noggrann hantering av registret säkerställs och data som behandlas av informationssystemen är ändamålsenligt skyddade.

Åtkomst till information begränsas genom att definiera åtkomsträttigheter per användare. Tillgång till mappar med registerinformation förutsätter ett personligt användarnamn och lösenord som endast beviljas åt personal inom Sydkusten, som i egenskap av uppgift och position har rätt att få tillgång till registret. Datasäkerhet på arbetsstationer hanteras och uppdateras också på ett ändamålsenligt och korrekt sätt.

Nödvändiga utskrifter som innehåller parternas namn och ärendet, med beaktande av sekretesskraven, fås från registret.

Registrens uppgifter förvaras noga och de som behandlar personuppgifterna har tystnadsplikt.

Tjänsteleverantören behandlar personuppgifterna endast i sådan omfattning som krävs för tillhandahållandet av tjänsten. Den registeransvarige ser till att tjänsteleverantörerna ombesörjer en tillräckligt hög dataskyddsnivå för att trygga personuppgifternas sekretess.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få uppgifter av kontaktpersonen för att kontrollera vilka personuppgifter som är sparade. Den registrerade har också på begäran rätt att få en kopia av de personuppgifter som är sparade angående den registrerade. Begäran ska skickas till kontaktpersonen av det här registret och vara skriftligt. Upprätthållaren av registret kan vid behov begära att sökanden bevisar sin identitet. En begäran om inspektion kan vägras i enlighet med lagen.

Upprätthållaren av registret justerar, lägger till eller tar bort sådan information som är felaktig, onödig, otillräcklig eller föråldrad antingen egenhändigt eller på begäran av den registrerade.

Den registrerade har rätt att ta tillbaka sin tillåtelse att använda personuppgifterna genom att anmäla om det här till kontaktpersonen för det här registret.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om upprätthållaren inte följer gällande bestämmelser om dataskydd.

En person i registret har rätt att begära att hens personuppgifter tas bort från registret. Den registrerade har också andra rättigheter som baserar dig på EU:s dataskyddsförordning såsom att begränsa behandlingen av personuppgifter i vissa situationer. Förfrågningar ska skickas skriftligen till kontaktpersonen. Upprätthållaren av registret kan vid behov begära att sökanden bevisar sin identitet. Kontaktpersonen svarar till kunden inom den tidsfrist som anges i EU: s dataskyddsförordning (vanligen inom en månad).

24.9.2020 godkänd av styrelsen för Sydkustens landskapsförbund r.f (rutiner för behandling av personuppgifter godkända i styrelsen 16.5.2018)

Christel Björkstrand
Direktör
+358 (0)50 351 3038
christel.bjorkstrand(at)sydkusten.fi